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專注解決初創企業發展的難題??
企業各類印章的權限是不同的,所有蓋章的文件都要受到重視。因此說公司印章的保管工作必須引起重視。
企業印章的保管,要實行專人負責、負責人負責、財務專用章負責的制度,并嚴格執行保管人員交接制度。
一般情況下,公司印章保管可采取下列措施,萬順財務和大家一起分享分享:
一、印章管理人員:明確印鑒管理崗位法律風險防控意識和職責:
企業可要求印章保管單位或管理人員簽訂“法律風險崗位承諾書”,明確保管人員的法律風險防范意識和責任,同時還應加強對企業印章管理人員的法律防范教育,使其充分認識到法律風險的重要性,增強管理印章的技能和法律風險防范意識。
強化了管理者的崗位意識,建立了規范的印章管理制度,如:明確印章管理者的管理責任,規范印章使用的業務流程,定期對印章進行檢查等,使印章管理工作有法可依、有章可循。
二、印章使用:建立和使用統一的印章使用核準系統,以及使用登記表:
建立并使用統一的印章審批制度和印章使用登記制度,使用戶依法使用印章。一般情況下,企業領導批準后,印章使用人應填寫統一的用印登記表,企業文書工作人員對用印文件要仔細審核,是否與申請用印內容、用印次數相一致,然后才能用印相關文件。
值得注意的是,使用印章時,一定要由印章保管者親自用印,不要讓別人代印,同時也不要讓印章離開保管者的視線。一般而言,未經企業主要領導親自批準,不允許用戶將印章帶出去,即使需要外出攜帶,最好指定可靠的人隨行,確保印章安全。
三、嚴格控制或禁止在空白文件上加蓋印章:
印鑒使用時,印鑒管理人員必須確保用戶不能將空白文件,如空白紙、空白單據、空白介紹信等蓋上公司的印鑒,如遇特殊情況,須經公司核心管理人員同意,如蓋有印鑒的空白文件無效后,持證人也要將空白文件退回印鑒管理部門(如行政部、辦公室),請其妥善處理,以確保印鑒安全。
四、及時處理變更或撤銷的部門或公司的有關印章:
公司所有部門變更或撤銷后,印章統一管理部門必須收繳部門印章及用印單位名稱;分公司注銷后,在辦理工商注銷手續后,必須收繳分公司所有印章及用印單位名稱,包括行政印章,合同專用章,財務專用章,負責人名章等;分公司關閉后,分公司印章及用印單位名稱必須全部上繳公司印章管理部門。公司印章管理部門會同法律部門對收繳的印章進行統一銷毀,所使用的印章由印章管理部門按照檔案管理規定進行歸檔。